小厂文员的工作内容可以总结为以下几方面:
客户管理
寻找新客户并跟踪老客户。
设定主要客户和待开发的客户,并分配工作时间。
主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。
提供产品的售后服务及对客户的服务。
市场与信息收集
收集市场信息,进行市场考察。
函电的回复。
计算报价单。
验签订单。
填对帐表。
目录、样品的寄送与登记。
客户档案的管理。
内部事务与协调
协助主管组织月度和季度考评,并及时完成统计、整理和发布工作。
负责营销系统员工的薪酬计算与统计工作,并将考评和薪酬调整结果记入档案。
负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。
协助主管解决员工考评和职位调整中发生的异议与纠纷。
接听电话、妥当应答,如有必要,做好电话记录。
收发与回复传真,并及时传达相关人,并作好签收记录。
打印、复印文件和管理各种表格文件。
接待访客,并通报相关部门。
负责公司文件的邮寄,将收到的信件及其他记录归档。
安排活动用车,并统计人员用车的费用。
负责出差票务的预订工作。
分发和控制办公用品。
管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材。
负责员工考勤资料的输入和输出。
登记和归档销售合同和采购合同及其他文件资料,对其分类应做到科学合理,便于查找,严格执行保密制度。
档案借阅应按规定办理登记手续,认真检查到期归还的资料是否完整无缺,发现问题及时报告和处理。
按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。
协助组织公司活动。
协助办公室组织相关工作。
做好保密工作,凡涉及公司及领导工作中的各类秘密信息和资料不可传播。
协助总经理完成日常工作的追踪、汇报及部门间的沟通、协调等。
行政与后勤
自己工作范围的卫生打扫。
安排公司活动,落实公司外出人员的会前沟通、报名以及所需资料整理等事宜。
公司内日常行政事务,处理公司内部或部门交办的临时事项。
对外日常行政事务,包括外单位来访、来电等。
负责办理公司公文,起草/审核公司总结、纪要、请示、报告、信息等。
负责公司会议,包括会议通知、会议安排、会议记录等。
负责办理公司文件,接办公司内各部门报送的文件,登记、审核、报送、流转、存档等。
负责办公用品的盘点工作,做好登记存档,并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。
负责公司前台、接待室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净。
负责公司的文件处理工作,包括打印、复印、传真的收发。
承办上级临时交付的事项。
生产部门支持
跟单文员主要工作范围是生产部门,登记好产品的生产情况,管理好产品的相关信息,到生产现场跟进下单、入库、出货情况。
负责生产部培训相关工作。
生产订单汇总及生产计划部分工作。
生产能力统计及流水线绩效统计。
负责本部门ISO9000受控文件的修改及资料管理,协助一些文档的简历、打印、复制、分发。
本部门考勤登记及统计。
熟悉生产流程及单证处理。
以上是小厂文员可能涉及的工作内容,具体职责可能因公司规模、业务需求和岗位设置而有所不同。