回函是一种正式的书面沟通方式，用于对收到的信件进行回复。以下是一些撰写回函的基本步骤和要点：
确认收到并理解对方意图
明确对方写信的目的和问题。
确保回复有针对性，避免答非所问。
措辞得体且礼貌
使用恰当的称呼和结束语，如“尊敬的XXX先生/女士”或“敬启者”。
表达感谢和尊重，展现诚恳与专业态度。
回答清晰、逻辑严密
确保回答完整、明确，避免模糊不清或过于简略。
保持思路清晰，逻辑连贯，使回复易于理解。
根据对方书写风格和称谓调整回应
如果对方使用了正式的书写风格和称谓，应保持相应的格式和礼貌。
如果对方使用了较为随意的称呼，可以适当调整语气，但仍需保持专业和礼貌。
选择合适的寄送方式
邮政寄送：将回函打印在A4纸上，装入信封，写上收件人地址和邮编，贴上邮票，投入邮筒或前往邮局办理邮寄手续。
电子邮件：将回函内容以附件形式发送至收件人的邮箱，确保收件人邮箱地址正确无误。
短信：如果收件人手机号码已知，可以将回函内容以短信形式发送，但注意短信字数限制。
微信、QQ等即时通讯工具：将回函内容以文字或图片形式发送给收件人，确保对方已添加为好友。
面交：如果条件允许，可以将回函亲手交给收件人。
确保回函内容完整、清晰
无论采用哪种方式，都要确保回函内容完整、清晰，以便收件人顺利接收。
```
尊敬的XXX先生/女士：
非常感谢您的来信，我们已收到您关于XXX问题的来函。
经过仔细研究，我们得出以下回复：
问题一：您询问的XXX问题的答案是……
问题二：关于XXX事项，我们已经采取了以下措施……
问题三：对于您提出的建议，我们非常赞同，并将……
再次感谢您的关注与支持。
此致
敬礼!
XXX公司/单位
XXXX年XX月XX日
```
请根据实际情况调整上述范文中的内容和格式，以确保回函符合具体需求和场合。